Es una forma de comunicación escrita y breve, que posee una estructura clara y un objetivo determinado. Es un texto de tipo formal, por lo cual el lenguaje debe ser culto.Esta forma de comunicación mediante la cual la autoridad de un organismo convoca a una reunión a los miembros de éste con el objeto de informar o de resolver sobre materias instruccionales.La citación es una orden que emite el jefe de una unidad y a la cual los receptores están llamados a cumplir o a excusarse en caso de su inasistencia.
Características
-Va dirigida a varias personas
-Es breve.-
-Se puede redactar en primera o tercera persona del singular.
-Siempre es comunicación vertical descendente.
Estructura:
1- Membrete: contiene nombre de la empresa y unidad emisora.
2- Palabra CITACIÓN y número correlativo.
3- Mensaje: este debe contener la siguiente información:
o Tipo de reunióno Personas citadas.
o Lugar, día y hora de la reunión.
o Tabla, es la agenda de materias sobre las cuales se informara o resolverá.
4-Frase solicitando asistencia y puntualidad.
5-Lugar y fecha de emisión.
6-Nombre y cargo del emisor.
7-Iniciales de responsabilida.
MEMORANDUM:
Es un documento, por lo general breve, que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar, instruir o informar.
Características:
-Es breve su extensión no sobrepasa los tres párrafos.
-Va dirigido a una persona o funcionario.
-Está presente en los tres tipos de comunicación:descendente, ascendente y horizontal.
Estructura:
1- Membrete: contiene el nombre de la empresa y la unidad que emite e documento.
2- Palabra MEMORANDUM y número correlativo.
3- Lugar y fecha de emisión: va el nombre de la ciudad escrito enteramente con mayúscula, luego el mes con minúscula, día y año.
4- Cargo o nombre y cargo del emisor.
5- Cargo o nombre y cargo del receptor.
6- Referencia: es el resumen del contenido.
7- Vocativo: es el saludo inicial.
8- Mensaje: contiene toda la información que el emisor desea transmitir.
9- Frase de despedida: generalmente se utiliza saluda atentamente.
10- Firma, nombre y cargo del emisor.
11- Iniciales de responsabilidad: van en mayúsculas las del responsable intelectual y en minúscula las del responsable material del documento.
12- Anexos: se nombran los documentos que acompañan al memorando, cuando corresponda.
13- Con copia: se nombra a quien se le envía copia del documento.
SOLICITUD:
Documento utilizado al interior de la empresa, su uso es exclusivamente para solicitar o pedir algo personal (traslados, permisos, aumento de remuneración, etc.).
Características:
-Debe redactarse enteramente en tercera persona; es decir tu lo escribes, pero como hablando de otra persona, además la petición se realiza solo al final del documento y no al principio.
- Antes de solicitar se explican las razones por las que se otorgará el beneficio.
-Las razones se escriben desde lo mas simple a lo mas complejo y que dará origen a la petición.
Su estructura es totalmente diferente a los anteriores documentos. Es un documento muy formal y protocolar.
Estructura:
1- Referencia: resumen de contenido siempre en tercera persona.
2- Lugar y fecha de emisión.
3- Identificación: datos con los que individualiza en tercera persona el solicitante.
4- Tratamiento: se nombra el cargo que desempeña el receptor.
5- Exposición: conjunto de antecedentes sobre los cuales se fundamenta la petición.
6- Petición: luego de los antecedentes, se escribe totalmente con mayúscula una de las siguientes expresiones; por tanto, por consiguiente, en consecuencia con el fin de enlazar la exposición con la petición que es su consecuencia.
7- Calificación: con la expresión es gracia o es justicia, el interesado distingue, respectivamente, si se trata de una concesión que depende del espíritu de equidad del receptor o bien del reconocimiento de un derecho conferido por la legislación.
8- Firma del peticionario.
9- Dirección interior: comprende el cargo del destinatario y la palabra presente.
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